Merajut Serpihan yang Terserak

Sebagai seorang manajer proyek, sering kita dihadapkan pada masalah
bagaimana menjembatani "pulau-pulau" kekuasaan yang ada di berbagai
divisi
yang terlibat dalam proyek. Salah satu resiko yang dapat menghambat
proyek
adalah kurangnya komunikasi antar divisi sehingga menurunkan
produktifitas
untuk mencapai tujuan proyek. Karena itulah, diperlukan strategi untuk
membangun tali silaturahmi, antara Anda - Sang Project Manager, sesama
anggota tim dan pihak-pihak terkait dari bagian-bagian lain di
organisasi.
Agar dihasilkan"output" proyek dan "outcome" untuk organisasi, sesuai
dengan
yang diharapkan, anda harus memiliki kemampuan untuk merajut serpihan
yang
terserak - kemampuan untuk membangun jembatan antar divisi.

Belajar mengenali dan menangani hubungan baik antar personil maupun
antar
divisi, membawa dampak yang sangat besar pada proyek Anda. Kemampuan ini
sangat bermanfaat untuk meredam ketegangan selama proyek berlangsung dan
memaksimalkan kepuasan akan hasil proyek yang anda pimpin. Secara
praktis,
hubungan yang perlu anda perhatikan adalah orang-orang yang terlibat
atau
terkena dampak dari proyek, yang di dalam project management disebut
pemangku / pemegang kepentingan (project stakeholder) .

Apa yang menjadikan seseorang atau divisi sebagai stakeholder ?
Stakeholder adalah individu atau kelompok, yang mungkin memperoleh atau
kehilangan sesuatu dari kesuksesan (atau kegagalan) proyek. Mereka juga
mungkin mengendalikan sumber daya (uang, manusia, peralatan, waktu) yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Atau juga orang atau kelompok
yang
dipengaruhi oleh, atau menggunakan, hasil proyek. Selain itu,
stakeholder
juga adalah orang-orang yang bertanggung jawab terhadap hasil proyek
yang
akan diserahkan kepada orang atau divisi lain di dalam struktur
manajemen
perusahaan anda.

Merajut relasi dan kerjasama erat dengan project stakeholder dapat
membuat
proyek yang anda tangani jauh lebih lancar. Mengabaikan project
stakeholder
akan membuahkan kegagalan.

Untuk itu, ada beberapa tips untuk meningkatkan rasio keberhasilan
dengan
cara merajut relasi dengan para project stakeholder secara aktif, antara
lain :

(1) Kenali Seluruh Project Stakeholder anda. Kenali setiap individu atau
kelompok yang terkena dampak dari proyek, baik dampak positif maupun
negatif. Pertimbangkan juga, orang diluar atau didalam proyek. Bangun
hubungan pribadi dengan mereka (jika ini mudah) untuk mengetahui apa
yang
mereka harapkan dari anda, dan kenali prioritas mereka.

(2) Pahami tingkat pengaruh dan kekuasaan Anda atas mereka. Entah itu
resmi atau tidak, sebagai project manager, anda memiliki kendali penuh
atau
sebagian atas project stakeholder. Anda perlu mengembangkan strategi
untuk
menangani setiap project stakeholder tersebut, karena tidak semua
project
stakeholder memiliki kepentingan dan "gaya" yang sama. Klasifikasikan,
mana
stakeholder yang ada dalam lingkup pengaruh anda, mana yang diluar
kendali
tapi masih mungkin untuk dipengaruhi dan mana yang sama sekali tidak
dapat
dikendalikan. Dengan mengumpulkan informasi tentang project stakeholder
sebanyak-banyaknya, kemungkinan besar, anda akan mampu mempengaruhi
mereka
yang diluar kendali atau sebelumnya tidak dapat anda kendalikan.

(3) Kembangkan strategi untuk menangani setiap project stakeholder.
Tidak
semua project stakeholder memiliki kepentingan yang sama. Gali
pengetahuan
tentang mereka, apa kepentingan dan kekuatan mereka, lalu gabungkan
dengan
kepentingan serta kebutuhan anda, temukan taktik yang diperlukan untuk
berkomunikasi dengan mereka.

Dengan ketiga tips di atas, semoga anda dapat lebih baik dalam membangun
tali silaturahmi antar project stakeholder. Dan lebih handal dalam
merajut
berbagai kepentingan yang berbeda-beda dari setiap stakeholder lalu
menenunnya menjadi output sesuai dengan tujuan proyek yang anda kelola.
Untuk melaksanakan tips di atas memang tidak mudah, tapi wajib anda
usahakan.

Selamat Merajut Serpihan Yang Terserak. Semoga anda berhasil. Terima
Kasih.

Kelapa Gading,
Salam hangat,
Jaya Martha