Strategic Plan and Deployment (Hoshin Kanri)

PDCA DALAM HOSHIN KANRI 

Hoshin Kanri atau disebut juga sebagai "Perencanaan dan Penyebarluasan Strategik (Strategic Plan and Deployment) atau Hoshin Planning" merupakan suatu metodologi pendekatan sistem manajemen yang dilakukan secara bertahap mulai dari perencanaan, implementasi, dan peninjauan-ulang (review) terhadap sistem manajemen (BSC, MBCfPE, Lean Six Sigma, TQM, dll) yang diadopsi untuk meningkatkan kinerja suatu organisasi, baik bisnis maupun pemerintahan. 

Sesungguhnya prinsip-prinsip dasar dari Hoshin Kanri adalah serupa dengan "Sistem Manajemen Strategik Lingkup Perusahaan (Company-wide Strategic Management System)". 

Setiap sistem manajemen (BSC, MBCfPE, Lean Six Sigma, TQM, dll) selalu memiliki sasaran strategik (strategic goals), ukuran-ukuran kinerja kunci (key performance indicators—KPIs), beserta target-target kinerja yang ingin dicapai pada waktu tertentu. Hoshin Kanri memberikan suatu kerangka kerja untuk perencanaan strategik beserta penyebarluasan sasaran-sasaran strategik itu ke seluruh organisasi agar sasaran-sasaran strategik beserta target-target kinerja yang telah ditetapkan dapat tercapai. 

Siklus Shewart/Deming (PDCA—Plan, Do, Check, Act) dapat digunakan sebagai metodologi untuk melaksanakan Hoshin Kanri terhadap sistem manajemen yang diadopsi (BSC, MCfPE, Lean Six Sigma, TQM, dll). 

PDCA dalam Hoshin Kanri menggunakan 7 (tujuh) langkah berikut:

PLAN (P):
1. Menetapkan Visi, Misi, dan Nilai-nilai (Values) Organisasi
2. Melakukan perencanaan strategik, melalui menetapkan sasaran-sasaran strategik (strategic goals) dalam jangka waktu 3-5 tahun
3. Menetapkan tujuan-tujuan tahunan (annual objectives) beserta program-program peningkatan kinerja—PPK atau performance improvement programs—PIP yang menunjang sasaran-sasaran strategik 3-5 tahun dalam poin 2 di atas
4. Menyebarluaskan PPK atau PIP beserta tujuan-tujuan tahunan yang telah dirumuskan dalam poin 3 di atas

DO (D):
5. Melaksanakan PPK atau PIP sesuai dengan poin 4 di atas

CHECK (C):
6. Melakukan evaluasi secara berkala per periode waktu (harian, mingguan, bulanan, triwulan, semester, dan tahunan) untuk mengetahui apakah tujuan-tujuan tahunan dalam poin 3 di atas telah tercapai? Jika tidak mencapai target, maka faktor-faktor apa yang menjadi akar penyebab (root causes) sehingga target-target kinerja yang telah ditetapkan itu tidak tercapai?

ACT (A):
7. Bertindak untuk menghilangkan faktor-faktor yang menjadi akar-akar penyebab masalah, apabila tujuan-tujuan tahunan dalam poin 3 di atas tidak tercapai. Jika tujuan-tujuan tahunan dalam poin 3 di atas tercapai, maka tindakan yang dilakukan adalah menstandardisasikan praktek-praktek terbaik yang telah dilakukan, agar mencapai sasaran-sasaran strategik 3-5 tahun yang telah dirumuskan dalam poin 2 di atas.

Jika tujuh langkah dalam siklus PDCA di atas telah dilakukan, maka berarti kita telah melakukan Hoshin Kanri terhadap sistem manajemen yang diterapkan (BSC, MBCfPE, Lean Six Sigma, TQM, dll). 

Langkah-langkah di atas merupakan langkah-langkah sistematik, sehingga program-program peningkatan kinerja yang diterapkan merupakan program-program peningkatan kinerja sistematik (systematic improvement programs). 

Jika tidak melakukan Hoshin Kanri terhadap sistem-sistem manajemen, maka kita hanya melakukan peningkatan kinerja acak (random improvement), sehingga dapat menimbulkan frustrasi bagi manajemen dan karyawan karena meskipun ada puluhan atau ratusan PPK (program peningkatan kinerja) atau PIP (performance improvement programs) yang dilakukan, tetapi tidak mencapai sasaran strategik yang diinginkan.

Salam,

Vincent Gaspersz