Dalam dunia bisnis saat ini yang semakin kompetitif, tantangan terbesar dalam mengelola warehouse adalah produktivitas dan efektivitas operasional warehouse dalam memenuhi harapan pelanggan. Salah satu cara untuk mengetahui seberapa efektif pengelolaan warehouse adalah melalui assessment operasional warehouse.
Apa itu assessment operasional, mengapa penting dilakukan, dan bagaimana melaksanakan assessment operasional?
F. Curtis Barry & Company, konsultan Warehouse, System, dan Inventory mendefinisikan assessment operasional sebagai review sistematis mengenai fungsi-fungsi warehouse untuk peningkatan perbaikan dalam efisiensi dan peningkatan kualitas pelayanan. Assessment operasional mencakup evaluasi kuantitatif dan kualitatif atas produktivitas dan tingkat kualitas pelayanan yang telah dicapai dari operasional warehouse. Dengan assessment operasional memungkinkan kita dapat mengukur produktivitas dan kualitas pelayanan serta dapat mengidentifikasi pola dan trend; mengevaluasi secara tepat posisi kita saat ini dan apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Assessment operasional juga memberikan informasi kepada kita mengenai perbandingan ukuran-ukuran kinerja yang telah dicapai dengan benchmark industri.
Penting untuk kita perhatikan, bahwa jika kita tidak dapat mengukur sesuatu dengan benar, maka sangatlah tidak mungkin – untuk tidak dikatakan sulit – untuk melakukan perbaikan. Dengan melakukan assessment operasional, maka akan membantu kita dalam meningkatkan produktivitas, menggunakan ruang distribution center secara optimal, memperbaiki throughput dan kapasitas order yang diproses dalam warehouse, efisiensi alur kerja melalui pengurangan proses pekerjaan, memperbaiki tingkat kualitas pelayanan, dan pada akhirnya akan dapat memeroleh laba yang lebih tinggi dengan cara peningkatan pendapatan dan penurunan biaya.
Empat Area Kritis untuk Dilakukan Assessment
Ada empat area penting yang harus dievaluasi, yaitu:
1. Pekerja
Dalam evaluasi aspek pekerja ini meliputi evaluasi produktivitas, biaya tenaga kerja, turnover, pelatihan, dan ketersediaan penawaran pasar tenaga kerja setempat.
Ada empat area penting yang harus dievaluasi, yaitu:
1. Pekerja
Dalam evaluasi aspek pekerja ini meliputi evaluasi produktivitas, biaya tenaga kerja, turnover, pelatihan, dan ketersediaan penawaran pasar tenaga kerja setempat.
2. Fasilitas warehouse
Evaluasi fasilitas warehouse dimaksudkan untuk mengetahui apakah tersedia cukup space dan penggunaan space tersebut apakah efisien dan efektif. Evaluasi fasilitas warehouse mencakup: cube, cost, seasonality, dan pemeliharaan (housekeeping).
Evaluasi fasilitas warehouse dimaksudkan untuk mengetahui apakah tersedia cukup space dan penggunaan space tersebut apakah efisien dan efektif. Evaluasi fasilitas warehouse mencakup: cube, cost, seasonality, dan pemeliharaan (housekeeping).
3. Alur kerja dan prosedur
Area ini merupakan area yang paling mudah untuk dilakukan perbaikan. Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk meminimalkan jumlah waktu yang diperlukan untuk memproses produk, dan langkah-langkah yang diperlukan pekerja untuk memindahkan produk ke fasilitas warehouse. Evaluasi alur kerja dan prosedur mencakup: flow charts, slotting systems, packaging materials, dan quality control.
Area ini merupakan area yang paling mudah untuk dilakukan perbaikan. Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk meminimalkan jumlah waktu yang diperlukan untuk memproses produk, dan langkah-langkah yang diperlukan pekerja untuk memindahkan produk ke fasilitas warehouse. Evaluasi alur kerja dan prosedur mencakup: flow charts, slotting systems, packaging materials, dan quality control.
4. Sistem warehouse
Pada umumnya operasional warehouse terdiri dari tiga area penting, yaitu slotting, replenishment, dan location control yang terintegrai dalam suatu sistem manajemen warehouse (warehouse management system/ WMS). Evaluasi WMS mencakup: Inventory management, Bar coding, Replenishment, Pick ticket selection, Pack verification, Tracking, dan Returns.
Pada umumnya operasional warehouse terdiri dari tiga area penting, yaitu slotting, replenishment, dan location control yang terintegrai dalam suatu sistem manajemen warehouse (warehouse management system/ WMS). Evaluasi WMS mencakup: Inventory management, Bar coding, Replenishment, Pick ticket selection, Pack verification, Tracking, dan Returns.
Cara Melakukan Assessment
Ada lima tahapan dalam melakukan assessment, yaitu:
Ada lima tahapan dalam melakukan assessment, yaitu:
1. Observasi operasional
Tahap awal dalam assessment adalah melakukan kunjungan fasilitas warehouse untuk observasi kondisi operasional secara umum dan efektivitas proses operasional warehouse. Tahap ini bukanlah analisis detil, melainkan sekadar memeroleh kesan awal atas kinerja operasional warehouse yang dapat menjadi petunjuk dalam langkah-langkah assessment berikutnya. Observasi difokuskan pada evaluasi produktivitas dan tingkat pelayanan yang dicapai saat ini. Area-area apa saja yang perlu dilakukan observasi? Biasanya yang perlu menjadi perhatian untuk diobservasi antara lain: kebersihan fasilitas warehouse, semangat dan perilaku pekerja, pelaksanaan HSE (Health, Safety and Environment), congestion, ketepatan dalam penggunaan teknologi otomatisasi, penerapan bar code, utilisasi space dan cube, dan lain-lain. Dari observasi ini akan diperoleh informasi mengenai masalah-masalah yang dihadapi dalam operasional warehouse, yang nantinya akan menjadi fokus perbaikan.
Tahap awal dalam assessment adalah melakukan kunjungan fasilitas warehouse untuk observasi kondisi operasional secara umum dan efektivitas proses operasional warehouse. Tahap ini bukanlah analisis detil, melainkan sekadar memeroleh kesan awal atas kinerja operasional warehouse yang dapat menjadi petunjuk dalam langkah-langkah assessment berikutnya. Observasi difokuskan pada evaluasi produktivitas dan tingkat pelayanan yang dicapai saat ini. Area-area apa saja yang perlu dilakukan observasi? Biasanya yang perlu menjadi perhatian untuk diobservasi antara lain: kebersihan fasilitas warehouse, semangat dan perilaku pekerja, pelaksanaan HSE (Health, Safety and Environment), congestion, ketepatan dalam penggunaan teknologi otomatisasi, penerapan bar code, utilisasi space dan cube, dan lain-lain. Dari observasi ini akan diperoleh informasi mengenai masalah-masalah yang dihadapi dalam operasional warehouse, yang nantinya akan menjadi fokus perbaikan.
2. Pengumpulan data atas informasi dan ukuran-ukuran kinerja yang diperlukan
Setelah masalah-masalah dapat diidentifikasi, maka tahap berikutnya adalah mengumpulkan data atas informasi dan ukuran-ukuran kinerja yang diperlukan. Informasi yang dikumpulkan merupakan data detil dan ukuran-ukuran kinerja operasional warehouse. Setiap ukuran kinerja agar dicari standarnya sebagai dasar untuk evaluasi kinerja. Perbandingan antara standard dengan pencapaian kinerja aktual untuk setiap ukuran kinerja, memungkinkan kita dapat memeroleh informasi variance yang menjadi perhatian kita dalam melakukan perbaikan. Ukuran kinerja pengelolaan warehouse yang sering digunakan antara lain: order shipping accuracy, order turnaround time, receiving, quality assurance, stock putaway, returns, inventory control, replenishment, serta picking, packing and shipping.
Setelah masalah-masalah dapat diidentifikasi, maka tahap berikutnya adalah mengumpulkan data atas informasi dan ukuran-ukuran kinerja yang diperlukan. Informasi yang dikumpulkan merupakan data detil dan ukuran-ukuran kinerja operasional warehouse. Setiap ukuran kinerja agar dicari standarnya sebagai dasar untuk evaluasi kinerja. Perbandingan antara standard dengan pencapaian kinerja aktual untuk setiap ukuran kinerja, memungkinkan kita dapat memeroleh informasi variance yang menjadi perhatian kita dalam melakukan perbaikan. Ukuran kinerja pengelolaan warehouse yang sering digunakan antara lain: order shipping accuracy, order turnaround time, receiving, quality assurance, stock putaway, returns, inventory control, replenishment, serta picking, packing and shipping.
3. Wawancara dengan staf
Wawancara staf dilakukan baik wawancara kepada manajemen maupun pekerja. Wawancara kepada manajemen diperlukan untuk mendapatkan informasi mengenai kebijakan manajemen dalam pengembangan bisnis, produk, dan perbaikan proses operasional. Setelah diperoleh informasi dari manajemen, selanjutnya dilakukan wawancara kepada pekerja. Wawancara ini dimaksudkan untuk mendapatkan informasi apa saja permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh pekerja di tingkat operasional, apakah para pekerja memahami dan melaksanakan prosedur operional baku dalam setiap proses pekerjaan.
Wawancara staf dilakukan baik wawancara kepada manajemen maupun pekerja. Wawancara kepada manajemen diperlukan untuk mendapatkan informasi mengenai kebijakan manajemen dalam pengembangan bisnis, produk, dan perbaikan proses operasional. Setelah diperoleh informasi dari manajemen, selanjutnya dilakukan wawancara kepada pekerja. Wawancara ini dimaksudkan untuk mendapatkan informasi apa saja permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh pekerja di tingkat operasional, apakah para pekerja memahami dan melaksanakan prosedur operional baku dalam setiap proses pekerjaan.
4. Benchmarking untuk melihat potensi perbaikan
Dari hasil pengumpulan data kinerja operasional warehouse dengan membandingkan antara standar dan aktual yang dievaluasi berdasarkan trend (membandingkan dengan periode sebelumnya) atau dibandingkan dengan kinerja industri melalui benchmarking. Dari evaluasi kinerja baik melalui analisis trend maupun benchmarking akan diperoleh informasi posisi daya saing warehouse dan area kritis mana yang perlu dilakukan perbaikan untuk mencapai posisi yang diinginkan.
Dari hasil pengumpulan data kinerja operasional warehouse dengan membandingkan antara standar dan aktual yang dievaluasi berdasarkan trend (membandingkan dengan periode sebelumnya) atau dibandingkan dengan kinerja industri melalui benchmarking. Dari evaluasi kinerja baik melalui analisis trend maupun benchmarking akan diperoleh informasi posisi daya saing warehouse dan area kritis mana yang perlu dilakukan perbaikan untuk mencapai posisi yang diinginkan.
5. Perumusan inisiasi program perbaikan
Tahap akhir dari proses assessment adalah perumusan inisiasi program perbaikan. Inisiasi program perbaikan ini dilakukan di empat area kritis operasional warehouse seperti yang dijelaskan di atas, yaitu pekerja, fasilitas warehouse, alur kerja dan prosedur, serta sistem warehouse. Perumusan inisiasi program perbaikan mencakup langkah-langkah perbaikan secara rinci, unit mana dan siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan program tersebut, dan estimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya.
Tahap akhir dari proses assessment adalah perumusan inisiasi program perbaikan. Inisiasi program perbaikan ini dilakukan di empat area kritis operasional warehouse seperti yang dijelaskan di atas, yaitu pekerja, fasilitas warehouse, alur kerja dan prosedur, serta sistem warehouse. Perumusan inisiasi program perbaikan mencakup langkah-langkah perbaikan secara rinci, unit mana dan siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan program tersebut, dan estimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya.
Menjadi jelas bagi kita semua, bahwa perbaikan operasinal warehouse perlu dilakukan terus-menerus, agar mampu menempatkan positioning warehouse anda di industri lebih baik. Memulai dari akhir dengan melakukan assessment operasional warehouse akan diperloleh informasi penting area-area kritis mana yang perlu dilakukan perbaikan.
(Dr. Zaroni, Trainer dan Konsultan Supply Chain Indonesia dan Dosen Universitas Multimedia Nusantara).
Sumber : supplychainindonesia.com
No comments:
Post a Comment