Mempertahankan Kinerja Tinggi Organisasi

Oleh: Andre Vincent Wenas,MM,MBA.

Perkembangan bisnis membawa konsekuensi bakal banyak order yang tak
tertangani dengan baik (terbengkalai). Pertumbuhan jumlah karyawan nampaknya
telah menjadi dampak susulannya. Organisasi berkembang dan pembagian tugas serta

distribusi pekerjaan mulai dilakukan. Ada yang bekerja di bagian
produksi/workshop, penjualan & pemasaran serta administrasi keuangan dan
personalia. Tantangannya, banyak pengusaha yang belum berani untuk menambah
karyawan karena ini akan menambah biaya tetap (fixed-costs).

Maka demi meningkatkan kinerja, beberapa perusahaan juga aktif mengirim
staff dan karyawan ke beberapa program seminar motivasi. Hasilnya lumayan,
sekembalinya mereka dari program ini memang semangatnya terbakar luar biasa,
namun sayangnya kerap tidak bertahan lama, dalam suatu kurun waktu kinerjanya
kembali memburuk. Lalu bagaimana jalan keluarnya?

Program seminar motivasi yang marak diselenggarakan pelbagai pihak memang
bagus untuk menimba inspirasi (lewat isi ceramah, dan terutama gaya bicara dan
suasana yang sengaja dibangun lewat alat bantu audio-visual), lagipula event
seminar juga bisa jadi ajang untuk mengembangkan jejaring (networking) yang
efektif. Persoalannya adalah bagaimana menjaga momentum semangat yang telah
dipicu saat mengikuti program-program motivasi itu.

Prinsipnya adalah, benih pohon yang bagus seyogianya ditanam dan dirawat di

tanah yang bagus. Artinya, selain faktor orang yang memang sudah bagus dari sisi

pengetahuan, keterampilan dan sikap kerjanya (knowldege, skill & attitude), maka

lingkungan kerja (sistem), dan pembinaan kepemimpinan pun perlu digarap dengan
sungguh-sungguh dan kontinyu.

Salah satu cara membangun sistem adalah dengan dengan menerapkan manajemen
kinerja (performance management) yang penting untuk menetapkan dan mengukur
prestasi kerja seluruh bagian dalam organisasi.

Manajemen kinerja (performance management) akan mengintegrasikan
sasaran-sasaran perusahaan, individu, dan kelompok (team). Ia juga membantu
mengkomunikasikan sasaran (visi) itu dan sekaligus menyokong pembentukan
nilai-nilai inti (core values) suatu organisasi. Maka dengan menerapkan
manajemen kinerja, Pak Handoko juga berpeluang untuk melakukan perubahan
kultural dan perilaku organisasi. Pendelegasian wewenang juga terarah, dan
pimpinan bisa memfokuskan diri untuk pengembangan usaha lebih lanjut.

Kriteria supaya penerapan manejemen kinerja dalam organisasi bisa sukses,
seperti dijelaskan Michael Armstrong dalam bukunya ‘Performance Management’
(2004) disebutkan di antaranya: kejelasan tentang apa yang disebut kesuksesan
dalam organisasi itu; kepemilikan dan komitmen manajemen tingkat atas dan
tingkat lini; staf percaya bahwa prosesnya konsisten dan adil dalam kaitannya
dengan kontribusi dan kemampuan; kecocokan kultural – proses yang tepat dan
pengembangan gaya manajemen; proses bersama dalam manajemen strategis
(manajemen lini dilibatkan dalam perumusan sasaran bersama organisasi); tingkat
ketrampilan yang tinggi yang dimiliki manajer dan individu dalam menetapkan
akuntabilitas dan kompetensi, penentuan sasaran dan ukuran kinerja dan
kontribusi;

serta seorang kepala SDM yang memainkan peranan utama dan inovatif memastikan
bahwa kondisi-kondisi ini dipuaskan dan dipelihara.

Secara sederhana, kerangka kerja manajemen kinerja bisa digambarkan terdiri

dari:

1. Sasaran dan strategi perusahaan (visi, misi dan target departemen
usaha)

2. Rencana kinerja (performance plan) yang disepakati bersama
(kesepakatan akuntabilitas, tugas sasaran, pengetahuan, keterampilan dan
perlunya kompetensi serta ukuran-ukuran kinerja, kesepakatan atau kontrak
kerja).

3. Pelaksanaan manajemen kinerja

4. Melakuan kajian (review) terhadap kinerja formal

5. Pengembangan dan pelatihan yang didorong oleh kajian kinerja

6. Penilaian kinerja

7. Upah atau penghargaan berdasarkan kinerja

Dengan melaksanakan secara konsisten dan persisten manajemen kinerja ini,
besar harapan motivasi kerja para karyawan akan lebih terawat panjang. Karena
lingkungan kerja (sistem manajemen) secara konsisten terasa lebih mendukung dan
menghargai jerih payah mereka. Apalagi jika sang pemimpin bisa mengembangkan
bisnisnya terus menerus (business development) sehingga jenjang karir
orang-orang yang kompeten dan loyal di perusahaan bisa terbuka luas. Tugas
pemimpin memang membuka horison harapan terbuka luas dan cerah, serta membawa
dan menyiapkan orang-orangnya berjalan bersama menjelang masa depan penuh
harapan.

Membangun Tim Kerja yang Efektif

Setelah melengkapi organisasi dengan jumlah karyawan yang cukup banyak.
Pembagian dan distribusi tugas ke setiap bagian dilakukan, maka sebetulnya
beberapa kelompok kerja telah tercipta. Yang menjadi persoalan sekarang adalah
bagaimana bisa mengelola efektivitas setiap kelompok kerja ini, sehingga
akhirnya organisasi secara keseluruhan pun bisa efektif pula?

Bisnis yang semakin berkembang memang telah membuktikan bahwa intuisi
bisnis sang pemimpin sangat tajam dalam mendeteksi peluang usaha. Tinggal
sekarang bagaimana mengelola organisasinya, sehingga menjadi organisasi yang
efektif. Pertanyaan pertama yang perlu dijawab adalah, apa sih yang disebut
kelompok kerja efektif?

Kelompok efektif adalah kelompok kerja yang berhasil mencapai performa
tingkat tinggi dalam hal: 1) kinerja tugas (task performance), dan 2) perawatan

sumber daya manusia (human resource maintenance). Keduanya adalah 2 sisi dari
satu kepingan yang sama.

Bagaimana kita bisa memantau apakah suatu kelompok (group) bakalan efektif
dalam kedua dimensi (task performance & people maintenance) itu? Prof. Jack
Maxwell Wood, dkk., (bukunya: Organizational Behaviour, An Asia-Pacific
Perspective, 1998) menyebutkan 8 aspek yang perlu dicermati:

1. Setiap anggota kelompok loyal terhadap anggota lainnya dan terhadap
pemimpinnya. Loyal artinya tetap setia – pada tugas, kewajiban, janji -
meskipun rekan atau pemimpinnya sedang tidak bersama mereka. Tidak ada
gossip di belakang punggung.

2. Anggota kelompok dan para pemimpinnya punya rasa percaya diri tinggi
dan menaruh kepercayaan satu terhadap lainnya. Orang percaya diri akan
berani mendelegasikan dan melakukan empowerment. Orang yang tidak
percaya diri, juga tidak akan mempercayai orang lain. Dan biasanya hampir
semua aspek pekerjaan akan dikuasainya sendirian secara semena-mena. Takut
nanti anak-buahnya lebih maju.

3. Setiap anggota kelompok punya keinginan kuat untuk saling membantu demi
mengembangkan potensi masing-masing secara optimal. Tadi, pemimpin yang
berhasil membangun rasa percaya diri anggota kelompoknya, maka anggota akan
mempunyai mentalitas limpah-ruah (abundance mentality). Yang melihat
bahwa kesempatan untuk berkembang di dunia ini terbuka lebar dan tidak akan
habis dikonsumsi sendirian dalam masa hidupnya yang hanya sekelebat ini
saja.
4. Setiap anggota tahu kapan ia mesti meminta persetujuan atasan dan
kapan

ia sendiri bisa mengambil keputusan secara bertanggungjawab sesuai
sasaran-sasaran yang telah disepakati.

5. Setiap anggota kelompok berkomunikasi secara intensif dan jujur-terbuka
satu sama lainnya akan setiap masalah yang relevan.

6. Anggota merasa aman saat memutuskan sesuatu hal yang pantas bagi mereka
(dalam lingkup posisi/jabatan dan tanggungjawabnya).

7. Nilai-nilai kelompok (group values) dan tujuan kelompok sesuai (match)
dengan kebutuhan anggota kelompok.

8. Setiap aktivitas berada dalam lingkungan (group atmosphere) yang
mendukung (supportive).

Perlu diketahui, bahwa pelbagai perusahaan terbaik di dunia adalah
organisasi yang sungguh serius mengeksploitasi secara positif-optimal potensi
dari kelompok kerja sebagai sumber daya manusia yang penting.

Komposisi karakter dan kompetensi dalam suatu kelompok kerja bisa
menciptakan daya sinergi manakala faktor kepemimpinan mampu untuk memicu dan
merawatnya.

Jadi keefektifan organisasi bicara tentang kinerja 2 dimensi: dimensi tugas

(task) dan dimensi orang (people). Kalau cuma sukses di satu sisi – dimensi
tugas/orang saja misalnya – maka keefektifannya cuma 50%.

Hal lain yang perlu diperhatikan juga adalah soal efisiensi. Jika
keefektifan bicara soal pencapaian tujuan (yang ada 2 dimensinya: tugas &
orang), maka aspek efisiensi bicara soal segala sumber daya yang dimanfaatkan
sesedikit mungkin dalam upaya pencapaian tujuan. Biasanya orang menyebut dengan
5M (Man, Money, Machines, Materials & Method).

Walaupun dalam aspek efisiensi juga disebutkan unsur Man (Manusia), namun
itu dipakai dalam konteks sebagai faktor sumber daya (yang – misalnya – tidak
perlu merekrut melebihi rencana bisnisnya).

Memang faktor Manusia bisa dilihat dari kedua sisi itu (efektivitas dan
efisiensi). Tujuan akhir bisnis pada galibnya adalah kemaslahatan manusia itu
sendiri lewat optimalisasi manfaat talenta setiap orang dalam organisasi. Bahkan

juga yang berada di luar organisasi.

Bersiaplah untuk sukses.

(baca selengkapnya di artikel terlampir, dari Majalah PERDUKI, edisi Sept-Okt
2010)