The Essence Of Business Process Reengineering (BPR)

Oleh : Michael Hammer

"Organized around outcomes, not task" 
Prinsipnya adalah menetapkan satu
orang yang dapat menyiapkan seluruh proses. Banyak pekerjaan yang tadinya
terpisah digabungkan dan dipadatkan menjadi satu. Sebagai contoh pada bagian
kredit IBM, dimana beberapa tugas spesialis seperti pemeriksaan kredit atau
penetu harga digabung kan kedalam satu posisi, "pelaksana urusan".
Transformasi yang mirip juga ditemukan di perusahaan elektronik yang telah
merekayasa ulang proses pemenuhan pesanannya. Sebelumnya para spesialis yang
ditempatkan dalam bagian-bagian terpisah melakukan masing-masing satu dari
lima tahap menjual sampai menginstall peralatan perusahaan. Karena proses
ini melibatkan begitu banyak tangan, kesalahan dan kesalahpahaman tidak
dapat dielakkan karena tak satu orang dan grup pun yang bertanggung jawab,
atau mempunyai wewenang, atas keseluruhan proses. Jika konsumen menelpon
untuk menyampaikan masalah, tak seorangpun dapat membantunya. Dalam
merekayasa ulang proses ini, perusahaan memadatkan tanggung jawab atas
berbagai tahap tersebut dan menyerahkannya terhadap seseorang, "petugas
pelayanan pelanggan". Orang itulah sekarang yang melaksanakan keseluruhan
proses dan juga bertindak sebagai satu titik kontak bagi pelanggan". Orang
itulah sekarang yang melaksanakan keseluruhan proses dan juga bertindak
sebagai satu titik kontak bagi pelanggan.
Tidaklah selalu dapat memadatkan semua tahap seperti dalam proses panjang
menjadi satu pekerjaan terpadu yang dilakukan oleh satu orang. Dalam
situasi-situasi tertentu (penyampaian produk, misalnya), berbagai tahap
harus dilakukan pada lokasi-lokasi yang berbeda. Dalam hal ini, perusahaan
membutuhkan beberapa orang, masing-masing mengurus bagian-bagian dari
proses. Pada kasus-kasus lain tidak praktis untuk mengajari seseorang semua
keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan keseluruhan proses.
Bell Atlantic, misalnya menemukan bahwa terlalu berat bagi seseorang untuk
menangani semua tugas yang diperlukan dalam memasang sirkit-sirkit digital
berkecepatan tinggi bagi pelangan-pelanggan bisnis. Untuk mengeliminasi
perpindahan tangan, Bell Atlantic membentuk apa yang kami sebut tim kasus,
sekelompok orang yang diantara mereka mempunyai semua keahlian yang
diperlukan untuk menangani pesanan pemasangan. Angota-anggota tim kasus yang
semula ditempatkan diberbagai departemen pada beberapa lokasi geografis
disatukan ke dalam satu unit dan diberi tanggung jawab total atas pemasangan
peralatan. Meskipun perpindahan tanagn antaranggota tim bisa saja
menimbulkan penundaan dan kesalahan-kesalahan n, tapi tidak terlalu
signifikan dibandingkan masalah-masalah yang disebabkan perpindahan tangan
antar bagian. Barangkalai yang paling penting, setiap orang sekarang tahu
siapa yang bertanggung jawab membuat pemrosesan pesanan secara cepat dan akurat.

"Have those who use the output of the process perform the process", 
maksud dari prinsip ini adalah sebuah departemen tidak perlu menunggu departemen
lain untuk memenuhi kebutuhannya tapi dapat dilakukan sendiri tanpa
menunggu departemen lainnya dengan bantuan data base dan expert system.
Contoh kasus misal suatu departemen membutuhkan sebuah pensil dia harus
memesan ke bagian purchasing dimana proses pengadaan sebuah pensil mengalami
birokrasi yang panjang dan membutuhkan waktu. Oleh karena itu untuk
pemesanan barang-barang yang yang tidak mahal dan strategis tidak perlu
dilakukan khusus oleh bagian pengadaan. Bagian purchasing dapat
berkonsentrasi pada pengadaan barang dan peralatan yang penting saja. Dalam
organisasi-organisa si konvensional, pekerjan diselenggarakan di sekitar para
spesialis. Akuntan tahu bagaimana menghitung dan bagian purchasing tahu
bagaimana memesan barang. Jadi ketika departemen akutansi butuh
pensil-pensil baru, departemen pembelanjaan membelikannya. Departemen
purchasing menghubungi suplier, membayar faktur dan akhirnya akuntan
memperoleh pensilnya, jika pemasok yang ditunjuk tidak mempunyai cukup
persediaan pensil, departemen purchasing memutuskan menggantinya dengan pena.
Proses seperti ini mahal, karena melibatkan berbagai departemen plus biaya
tambahan yang berkaitan dengan pemberesan surat-surat dan penyatuan semua
bagian proses secara bersama-sama. Sebuah perusahaan yang diketahui
melakukan eksperimen pengendalian biaya menemukan bahwa biaya internal
menghabiskan $100 untuk membeli baterai seharga $3. Perusahaan itu juga
menemukan bahwa biaya yang dikeluarkan untuk pesanan pembelian sebesar 35 %
dari besarnya nilai pesanan sebesar $500

"Subsume information- processing work into the real work that produce that
information" , 
Kalau dua prinsip sebelumnya adalah bertujuan untuk
memendekkan rantai proses. Prinsip ini adalah memindahkan pekerjaan dari
seseorang atau bagian ke bagian lainnya, dalam arti kenapa tidak bagian yang
menghasilkan informasi juga yang memproses informasi tersebut. Ford
meredesign bagian account payable dengan aturan baru. Dengan sistem baru
receiving, yang memproduksi informasi tentang material yang diterima
memproses informasi ini sendiri dari pada mengirimkannya kebagian account
payable.

"Treat geographically dispersed resources as though they were centralized" ,
sudah merupakan alasan klasik antara sentralisasi dengan desentralisasi.
Desentralisasi resource seperti orang, peralatan, atau inventory memang
memberikan lebih baik pelayanan terhaadap yang membutuhkannya, tetapi ongkos
redudancy, birokrasi, dan ekonomi biaya tinggi. Perusahaan dapat melakukan
tradeoff dengan menggunakan database, telecommunications networks, dan
standarisasi processing systems untuk membentuk suatu unit kontrol terpusat
untuk koordinasi tetapi tetap fleksibel dan menghasilkan pelayanan yang
baik. Teknologi informasi semakin memungkinkan perusahaan-perusaha an untuk
beroperasi meskipun unit-unit individu mereka sepenuhnya otonom, sementara
perusahaan tetap menikmati skala ekonomis yang dihasilkan melalui
sentralisasi. Melengkapi tenaga pemasaran lapangan dengan komputer notebook
yang dihubungkan dengan modem tanpa kawat ke kantor-kantor pusat atau ke
markas besar perusahaan, misalnya memberi tenaga pemasaran akses seketika ke
informasi yang diproses disana. Pada saat yang sama, pengendalian yang
terpadu didalam perangkat lunak yang mereka gunakan untuk mencatat kontrak
penjualan mencegah tenaga-tenaga pemasaran mengutip harga yang tidak masuk
akal atau hal lain yang merugikan perusahaan.

"Link parallel activities instead of integrating their results",
Pengembangan atau design produk merupakan contoh dari prinsip ini. Contoh
pengembangan mesin fotocopy tiap unit pengembang subsistem dari mesin
fotocopy bekerja secara pararel. Satu grup fokus di pengembangan optiknya,
grup lainnya pada power supplynya tetapi tetap dilakukan dengan simultan dan
terintegrasi supaya tidak salah dan menghemat waktu rancangnya
Proses pengembangan produk baru Kodak. Di sana, desain manufakturing
pengatur rana tidak harus menunggu sampai desain produk selesai. Begitu
desain dasar produk jadi, teknisi pengatur rana tidak hanya dapat memulai
kerja mereka, mereka bisa mempengaruhi proses desain produk selanjutnya.
Proses-proses "delinearisasi" mempercepat kerja mereka dalam dua cara.
Pertama banyak pekerjaan dilakukan secara simultan. Kedua pengurangan
sejumlah besar waktu yang terbuang antara tahap terlalu cepat dan tahap yang
terlalu lambat dari suatu proses akan memperkecil terjadinya perubahan besar
(desain) yang bisa membuat pekerjaan yang terlalu cepat menjadi usang atau
pekerjaan yang terlalu lambat menjadi tidak konsisten dengan pekerjaan
sebelumnya. Sehingga, organisasi-organisa si menemukan pengerjaan ulang yang
lebih sedikit, yang merupakan sumber utama lain penundaan.

"Put the decision point where the work is performed", and build control into
the process, 
maksud dari prinsip ini adalah orang yang melakukan perkerjaan
juga dapat membuat keputusan dan pada proses tersebut dibangun sistem agar
proses tersebut didalam kontrol. Informasi Teknologi dapat mengolah data,
dan expert system dapat memberikan knowledge memungkinkan seseorang untuk
membuat keputusannya sendiri. Perusahan-perusahaa n yang menjalankan rekayasa
ulang, tidak hanya memadatkan proses-proses secara horisontal dengan
membentuk pelaksana-pelaksana kasus atau tim-tim kasus

"Capture information once and at the source", 
Tiap unit di departemen mempunyai kebutuhan dan formulir tersendiri untuk unitnya. Perusahaan dalam
kesehariannya akan mengalami delay, entry error dan ongkos overhead untuk
mengisi formulir. Sekarang kita dapat mengumpulkan semua data yang
dibutuhkan ke dalam satu database untuk semua unit yang membutuhkan. Bar
Code, relational database, dan electronic data interchange (EDI) mempermudah
untuk collect, store, dan transmit information. Sebuah perusahaan asuransi
menemukan suatu item data tertentu di entry di lima bagian berbeda. Dengan
mengintegrasikan dan mengkoneksi sistem maka perusahaan dapat menghilangkan
redudansi data entry.