Mendayagunakan Tim Penyelia

Oleh: Andre Vincent Wenas,MM,MBA.
(twitter@andrewenas)

Langsung bisa kita pahami bahwa peran penyelia ada dalam posisinya yang khas, yaitu di tengah antara manajer dengan buruh atau pekerja di pabrik atau dengan tim penjualan di lapangan. Ia adalah pemimpin (leader) sekaligus pengelola (manajer) yang menjembatani dua sisi kepentingan (sisi manajer dan sisi buruh atau pekerja). Ia juga kerap mewakili perusahaan dalam pelbagai interaksi sosial, maka ia wajib menjaga citra diri dan perusahaan. 

Sebagai pemimpin perannya adalah untuk memberi arahan, menyemangati, membina dan sekaligus memberdayakan agar anak buah mampu bekerja sesuai dengan apa yang telah ditentukan. Sebagai pengelola ia mesti menjalankan prinsip-prinsip sistem manajemen dengan disiplin. Rumusan umumnya adalah POAC, planning-organizing-actuating-controlling. Atau PDCA, Plan-Do-Check-Act.

Kecakapan para penyelia (supervisors) berbanding lurus dengan kinerja 
organisasi. Ketika para penyelia unjuk kerja secara optimal, perusahaan itu bisa dipastikan punya kinerja yang optimal juga. Namun sebaliknya pun bisa terjadi, manakalah kecakapan para supervisor buruk (disiplin & semangat belajar rendah) bisa diramalkan perusahaan pun bakal punya kinerja yang sebangun, alias rendah.

Secara sederhana, seperti yang ditulis dengan jelas oleh A.M. Lilik Agung dalam bukunya: Cara Cepat Menjadi Supervisor Unggul(Elex Media Komputindo, 2009), ada tiga ketrampilan dan tiga tugas yang dituntut dari seorang penyelia. 

Pertama adalah ketrampilan, ada tiga yang utama, yaitu: 

1. Ketrampilan teknis, oleh karena itu seorang penyelia yang ideal 
seyogianya berangkat dari orang lapangan. Sehingga paham betul seluk beluk 
praktek di lapangan. Pemahaman mengenai produk dan proses bisnis di areanya 
haruslah memadai. 

2. Ketrampilan konseptual, ini dituntut lantaran perannya sebagai penerjemah konsep dan strategi manajernya menjadi eksekusi nyata di lapangan. Ketrampilan ini adalah juga tentang kecakapan dalam menjalankan fungsi-fungsi manajerial. Yaitu meliputi: proses perencanaan, pengorganisasian, pendelegasian, pengontrolan pekerjaan hingga evaluasi dan pemecahan masalah dari pekerjaan 
tersebut. 

3. Ketrampilan hubungan manusia (human relations). Oleh karena posisi 
perannya di tengah antara manajer dengan tim di lapangan, maka ia harus merawat suatu relasi komunikasi yang solid, artinya cepat, akurat serta menyemangati (memotivasi) timnya untuk bergerak di medan kerja. Ketrampilan hubungan manusia ini adalah sebentuk kemampuan dan kecerdasan untuk bersosialisasi dengan manusia lain. Termasuk di sini adalah: komunikasi, semangat memotivasi, menetapkan tujuan, dan memberdayakan anak buah (juga rekan kerja). Ketrampilan hubungan manusia ini lebih fokus pada wilayah perasaan (hati).

Sedangkan tugas penyelia, juga ada tiga, yaitu: mengelola diri sendiri, 
mengelola pekerjaan, dan mengelola anak buah. Secara skematik penjelasannya 
masing-masing tugas itu adalah:

1. Tugas mengelola diri sendiri, terdiri dari lima aspek, yaitu: disiplin, jujur dan berintegritas tinggi, semangat untuk terus belajar, pengelolaan waktu, dan memikirkan karier ke depan.

2. Tugas untuk mengelola pekerjaan, juga ada lima hal yang jadi konsentrasi: perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, dan evaluasi serta pemecahan masalah.

3. Tugas untuk mengelola anak buah, atau sering juga disebut kepemimpinan, menitikberatkan pada lima soal: komunikasi, sasaran-tujuan-visi, kerjasama kelompok, motivasi, dan pemberdayaan (empowering).

Memimpin artinya menunjukkan arah (visi), memotivasi dan menginspirasi dalam eksekusi strategi dan program. Sementara yang dikelola adalah semua jadwal waktu dan sumberdaya (resources)nya, sehingga tercapailah hasil penyelenggaraan program yang paling efektif serta efisien.

(twitter@andrewenas)
----------------------------------------------------------
Artikel terlampir, dari Maj.TudungNews, edisi Juli-Sept 2009

STRATEGIC MANAGEMENT SERVICES