Kelompok Kerja Efektif

Oleh: Andre Vincent Wenas,MM,MBA.
(twitter@andrewenas)

Bisnis berkembang, organisasi bertumbuh alias karyawan tambah banyak, terjadi pembagian kelompok kerja. Persoalannya bagaimana bisa mengelola efektivitas setiap kelompok kerja sehingga akhirnya organisasi secara total bisa efektif pula.

Pertanyaan pertama yang perlu dijawab adalah, apa sih yang disebut kelompok kerja efektif?

Kelompok efektif adalah kelompok kerja yang berhasil mencapai performa tingkat tinggi, dalam hal: 1) kinerja tugas (task performance). 2) perawatan sumberdaya manusia (human resources maintenance). Kedua hal ini adalah dua sisi dari kepingan yang sama.

Bagaimana kita bisa memantau apakah suatu kelompok bakalan efektif dalam kedua dimensi (task performance & people maintenance) itu?

Prof.Jack Maxwell Wood, dkk., dalam bukunya 'Organizational Behaviour, An Asia-Pacific Perspective', 1998, menyebutkan delapan aspek yang perlu kita cermati, yakni:

1. Setiap anggota kelompok loyal terhadap anggota lainnya dan terhadap pemimpinnya. Loyal artinya tetap setia - pada tugas, kewajiban, janji - meskipun rekan atau pemimpinnya sedang tidak bersama mereka. Tidak ada gosip di belakang punggung.

2. Anggota kelompok dan para pemimpinnya punya rasa percaya diri tinggi dan menaruh kepercayaan satu terhadap lainnya.
Orang yang percaya diri akan berani mendelegasikan dan melakukan pemberdayaan alias empowerment.
Sebaliknya, orang yang tidak percaya diri juga tidak akan mempercayai orang lain. Dan, biasanya hampir semua aspek pekerjaan akan dikuasainya sendirian secara semena-mena. Takut nanti anak-buahnya lebih maju.

3. Setiap anggota kelompok punya keinginan kuat untuk saling membantu demi mengembangkan potensi masing-masing secara optimal.
Tadi, pemimpin yang berhasil membangun rasa percaya diri anggota kelompoknya, maka anggota akan mempunyai mentalitas limpah-ruah (abundance mentality).
Pemimpin itu melihat bahwa kesempatan untuk berkembang di dunia ini terbuka lebar dan tidak akan habis dikonsumsi sendirian dalam masa hidupnya yang hanya sekelebat ini.

4. Setiap anggota tahu kapan ia mesti meminta persetujuan atasan dan kapan ia sendiri bisa mengambil keputusan secara bertanggungjawab sesuai sasaran-sasaran yang telah disepakati.

5. Setiap anggota kelompok berkomunikasi secara intensif dan jujur-terbuka satu sama lainnya akan setiap masalah yang relevan.

6. Anggota merasa aman saat memutuskan sesuatu hal yang pantas bagi mereka (dalam lingkup posisi/jabatan dan tanggungjawabnya).

7. Nilai-nilai kelompok (group values) dan tujuan kelompok sesuai (match) dengan kebutuhan anggota kelompok.

8. Setiap aktivitas berada dalam lingkungan (group atmosphere) yang mendukung (supportive).

Perlu juga diketahui, bahwa pelbagai organisasi terbaik di dunia adalah yang sungguh serius mengeksploitasi secara positif-optimal potensi dari kelompok kerja sebagai sumber daya manusia yang penting.

Komposisi karakter dan kompetensi dalam suatu kelompok kerja bisa menciptakan daya sinergi manakala faktor kepemimpinan mampu memicu dan merawatnya.

Jadi, keefektifan organisasi bicara 2 dimensi: dimensai tugas (task) dan dimensi orang (people). Kalau cuma sukses di satu sisi - dimensi tugas/orang saja misalnya - maka keefektifannya cuma 50%.

Hal lain yang perlu diperhatikan juga adalah soal efisiensi. Jika keefektifan bicara soal pencapaian tujuan - yang ada dua dimensinya, yakni tugas dan orang - maka aspek efisiensi bicara soal segala sumberdaya yang dimanfaatkan sesedikit mungkin dalam upaya mencapai tujuan. 

Biasanya orang menyebutnya dengan 5M (man, money, machine, materials & method).

Walaupun salah satu aspek efisiensi adalah man (manusia), namun itu dipakai dalam konteks sebagai faktor sumber daya yang - misalnya - tidak perlu merekrut melebihi rencana bisnisnya.

Memang faktor menusia bisa dilihat dari kedua sisi, yakni efekttifitas dan efisiensi.

Tujuan bisnis, adalah demi kemaslahatan manusia itu sendiri lewat optimalisasi manfaat talenta setiap orang dalam organisasi. Bahkan juga yang berada di luar organisasi.

Bersiaplah untuk sukses.

(twitter@andrewenas)
--------------------------------------------------------
Artikel dari Tabloid Bisnis KONTAN, Minggu III, Mei 2007

STRATEGIC MANAGEMENT SERVICES