Menyehatkan Aliran Komunikasi

Oleh: Andre Vincent Wenas,MM,MBA.
(twitter@andrewenas)


"Hindari menarik kesimpulan tergesa-gesa sebelum proses penyampaian pesan selesai dan pesan dipahami"

Komunikasi adalah seperti darah dalam tubuh organisasi. JIka aliran darah terhambat, tubuh organisasi mengalami stroke. Maka, penting bagi seorang pemimpin organisasi bisnis mengatasi hambatan komunikasi itu.

Beberapa saran pernah dikemukakan Prof. Jit S. Chandan dalam bukunya 'Organizational Behavior' edisi ketiga, thn 2005. Komunikasi menjadi efektif tatkala hambatan-hambatannya dieliminasi, dan situasi kondusif bagi keberhasilan komunikasi ditingkatkan. Buka jalur komunikasi vertikal ke atas, tingkatkan keterampilan menyimak dan keterampilan menulis, serta atasi kesenjangan kredibilitas.

Mari kita urai satu persatu. Umpan balik dan membuka jalur komunikasi vertikal. Fungsi utama dari mekanisme umpan balik adalah mengurangi kesalahpahaman. Informasi yang disampaikan bisa lebih akurat manakala si penerima pesan (karyawan Anda) punya kesempatan "mengajukan pertanyaan klarifikasi" dan mendapat jawaban yang memadai.

Komunikasi dua arah, wlaau memakan waktu, namun ampuh mencegah kecurigaan, membangun keterbukaan dan kepercayaan yang merupakan fondasi hubungan yang sehat. Ini pada gilirannya akan sangat berkontribusi kepada komunikasi efektif.

Komunikasi vertikal dimungkinkan jika Anda sebagai pemimpin punya "kebijakan pintu terbuka" dan punya hati mendengar saran dan masukan bawahan.

Karena itu, sebagai langkah awal, tingkatkan keterampilan Anda untuk menyimak. Menyimak lebih mendalam daripada sekedar mendengar. Bahkan Stuart Chase dalam 'Power of Words' (1954) bilang, "Listening is the other half of talking... Listening is an active mental process and goes beyond simply hearing."

Kebiasaan menyimak yang baik akan mengantar pada pemahaman yang lebih benar serta membuat relasi-relasi membaik. Beberapa patokan effective listening:

a. Infrastruktur pertama adalah atensi yang penuh kepada si pembicara. Jangan biarkan pikiran melayang ke soal lain yang bakal memecah fokus. Jika tidak, peluang memahami apa yang dimaksud pembicara (yaitu apa yang dikatakan dan yang terbaca dari bahasa tubuhnya) menjadi kecil.

b. Perhatikan bahasa yang digunakan, nada suara, dan "dengarkan" emosi di dalamnya.

c. Ajukan pertanyaan mengklarifikasi poin-poin yang belum dipahami, dan pantulkan kembali hal-hal yang sudah Anda mengerti sebagai respon bahwa Anda sungguh memperhatikannya.

d. Pastikan tak ada interupsi ataupun gangguan luar selama proses percakapan.

e. Hindari prasangka atau penilaian apriori terhadap pesan yang disampaikan berdasarkan pengalaman masa lalu Anda dengan karyawan sebagai penyampai pesan. Baik itu pengalaman negatif maupun positif.

f. Hindari menarik kesimpulan tergesa-gesa sebelum proses penyampaian pesan selesai dan pesannya dipahami dengan benar.

g. Akhirnya, biasakan senantiasa meringkas apa-apa yang telah dibicarakan, yaitu setelah karyawan Anda selesai dan Anda tak ragu lagi dengan pemahaman isi dan maksud dari pesannya. 

Selain menyimak, kembangkan juga keterampilan menulis. Karena, dengan menulis yang baik, Anda bisa mencegah kesalahan semantik dan halangan persepsi.

Robert Degise dalam bukunya 'Writing: Don't Let the Mechanics Obscure the Message' (1976) punya beberapa saran:

- 'Keep words simple'. Pesan yang sederhana lebih gampang dibaca atau dimengerti.

- 'Do not bogged down by rules of composition'. Meskipun kita mesti menghormati tata bahasa, namun jangan jadikan itu beban yang menghambat dalam menuangkan pikiran. Mengalir saja.

- 'Write concisely'. Gunakanlah kalimat-kalimat pendek, sehingga gampang dicerna.

- 'Be specific'. Segera masuk pada pokok soalnya. Jangan berputar-putar, ini cuma menciptakan kesalahpahaman.

Sehatkan aliran darah dalam organisasi Anda, ciptakan situasi komunikasi yang kondusif. Bersiaplah untuk sukses!




(twitter@andrewenas)
-----------------------------------------------------------------------
Artikel dari Tabloid Bisnis KONTAN, edisi Minggu IV, Agustus 2007


STRATEGIC MANAGEMENT SERVICES
Email: strategicmanagementservices@yahoo.com