Bersinar Saat Rapat

KOMPAS.com - Bagi sebagian orang, rapat adalah momen mengerikan yang selalu ingin dihindari. Namun sebenarnya, rapat justru ajang yang paling tepat untuk menunjukkan potensi, belajar dan mengembangkan diri. "Di sinilah kita dapat belajar cara menganalisis masalah. Rapat juga membuat kita bisa mempelajari cara berpikir orang lain, termasuk yang lebih senior," demikian alasan Rudy Arief, psikolog.

Rapat menjadi suatu hal yang penting dan tak boleh dilewatkan, karena tujuannya adalah untuk kemajuan perusahaan. Umumnya, dalam sebuah rapat dibahas evaluasi tentang kinerja yang telah dilakukan, analisis kekurangan dan kelemahan, strategi perencanaan, dan lain sebagainya. Untuk itu dibutuhkan ide dan pemikiran seputar langkah yang akan diambil oleh perusahaan, baik untuk jangka panjang ataupun jangka pendek.

Ide dan pemikiran dalam rapat inilah yang menurut Rudy, demikian ia biasa disapa, menjadi nilai tambah seorang karyawan di mata pimpinan. "Salah satu cara paling efektif untuk menunjukkan kemampuan kita agar diakui oleh perusahaan, ya, melalui meeting. Pada saat itulah biasanya pimpinan dapat mendengarkan dan mengamati langsung pola pikir kita," ujarnya.

Dengan berperan aktif saat rapat, kapasitas dan kualitas seorang karyawan dapat terlihat. Jika kapasitas tersebut dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya, tentu saja karier karyawan bersangkutan juga akan terdongkrak. Seorang karyawan yang memang memiliki kapasitas dan kualitas akan dianggap sebagai aset berharga perusahaan.

Untuk dapat bersinar dalam meeting, pria yang aktif di ADR Advisory ini mengatakan bahwa karyawan harus dapat mengemas dan mempresentasikan diri dengan baik. Beberapa hal
yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut ini:

* Penampilan saat meeting. Jika memang rapat yang akan diadakan bersifat formal, sebisa mungkin berpenampilanlah yang rapi dan menarik. Selain dapat membuat peserta rapat terkesan, penampilan yang menarik juga akan menambah kepercayaan diri Anda saat mengemukakan pendapat atau mempresentasikan sesuatu. Penampilan yang baik juga akan menunjukkan bahwa Anda pekerja yang profesional, mampu memahami situasi, dan peduli pada citra perusahaan.

* Persiapkan dan pelajari materi, serta pahami permasalahan yang akan dibahas. Berbicara di depan umum dan berhadapan dengan banyak orang, apalagi ada pimpinan, buat sebagian orang mungkin sesuatu yang menakutkan dan butuh keberanian yang besar. Tetapi, tentu saja kewajiban untuk berperan aktif di dalam acara rapat kerap tidak dapat dihindari. Salah satu cara untuk meminimalkan ketakutan dan menambah kepercayaan diri adalah dengan menguasai semua topik pembicaraan yang akan dibahas.

Sebelumnya, lakukan persiapan dengan membuat bahan presentasi yang menarik, membuat catatan kecil yang berisi poin-poin yang ingin disampaikan, serta mempelajari semua bahan yang akan dipresentasikan. Sebelumnya analisis juga permasalahan yang ada, dan buat usulan strategi untuk pemecahan masalah. Dengan begitu, Anda akan lebih yakin karena benar-benar paham dengan topik yang sedang dibicarakan.

* Gunakan bahasa yang baik, lugas dan tidak bertele-tele. Saat rapat, jangan menjadi orang yang terlalu pendiam atau sebaliknya, terlalu bertele-tele. Utarakanlah ide dan pemikiran Anda dengan kalimat yang sistematis dan mudah dimengerti. Sampaikan sesuatu langsung pada inti atau pokok permasalahan. Jangan berbicara berputar-putar sehingga membuat orang bosan dan memakan banyak waktu. Jadilah orang yang konsisten pada perkataan, dan tetap fokus pada pokok pembicaraan.

Jika ingin menyampaikan sesuatu yang rumit dan membutuhkan penjelasan yang panjang, gunakan sistem poin-poin. Contohnya, "Saya akan menjelaskan hal berikut dalam lima poin. Pertama, ..., kedua ...," dan seterusnya. Hal ini akan mempermudah orang lain memahami yang Anda sampaikan, sekaligus mencegah interupsi dari peserta rapat lain sebelum penjelasan tersebut selesai diutarakan.

* Gunakan intonasi dan bahasa tubuh yang baik. Pahami benar situasi rapat. Gunakan bahasa tubuh dan intonasi yang mantap agar meyakinkan. Tetapi, jangan sampai terlihat terlalu percaya diri sehingga terkesan sombong. Berdiri atau duduklah dalam posisi tepat dan nyaman. Saat berbicara, jangan lupa melakukan kontak mata dengan setiap orang yang berada dalam ruangan.

*Berikan pemikiran, ide, atau solusi yang jelas dan dapat dilakukan. Hindari memberikan solusi atau ide yang abstrak. Kualitas dan kemampuan seseorang dilihat dari idenya yang cemerlang dan konkret. Artinya dapat diaplikasikan dan sesuai dengan kondisi perusahaan. Menyampaikan gagasan yang tidak masuk akal justru akan memperburuk citra. Ketika kita berbicara lagi, orang akan malas mendengarkan apa dikatakan. Jadi, perhatikan dan pertimbangkan dengan benar setiap gagasan. Jangan sekadar asal bicara agar terlihat aktif di dalam meeting.

Simak dan dengarkan pendapat orang lain dengan baik. Jika ingin orang lain mendengarkan ketika kita berbicara, jangan lupa untuk mendengarkan dan memberi perhatian juga pada orang lain yang sedang berbicara di depan. Dalam sebuah rapat kerja, Anda tak hanya dituntut untuk menjadi seorang pembicara yang baik, tapi juga seorang pendengar yang baik. Dengan menjadi pendengar yang baik, Anda akan lebih banyak mendapat masukan sebagai bahan tambahan untuk solusi atau ide.

(Ajeng Pinto)