SISTEM LOGISTIK

Logistik atau manajemen logistik merupakan bagian dari proses supply chain yang merencanakan, mengimplementasikan, dan mengendalikan efisiensi dan efektivitas aliran dan penyimpanan barang, jasa, dan informasi terkait dari titik awal sampai ke titik konsumsi untuk memenuhi keperluan pelanggan (Council of Logistics Management (CLM), 1986).

Pada prinsipnya, dalam suatu sistem logistik terdapat dua aliran utama. Aliran pertama adalah aliran barang dari pemasok, ke pabrik atau manufakturing, hingga ke pelanggan. Berlawanan dengan aliran barang, terdapat aliran informasi yang mengalir dari pelanggan, ke pabrik, hingga ke pemasok. Selain memperhatikan aliran barang, manajemen logistik juga memperhatikan proses penyimpanan barang tersebut.

Sebagai sebuah sistem, logistik terdiri atas beberapa subsistem atau komponen-komponen utama, yaitu Persediaan, Pergudangan, Transportasi, dan Sistem Informasi. Komponen-komponen sistem logistik tersebut saling terkait.

Berikut ini adalah penjelasan singkat masing-masing komponen tersebut.

1. Persediaan

Persediaan (inventory)  adalah stok atau item-item yang digunakan untuk mendukung produksi (bahan baku dan barang setengah jadi), kegiatan-kegiatan (perawatan, perbaikan, dan operating supplies), dan pelayanan pelanggan (barang jadi dan suku cadang). Dalam theory of contraints, item-item tersebut dibeli untuk dijual kembali, mencakup barang jadi, barang setengah jadi, dan bahan baku (APICS Dictionary, 10th ed.)

Keberadaan persediaan berdampak terhadap biaya yang harus dikeluarkan. Namun demikian, persediaan harus diadakan dengan beberapa alasan, yaitu: (1) economies of scale, yaitu pengadaan akan bersifat ekonomis jika mencapai jumlah tertentu, (2) keseimbangan jumlah pasokan dan permintaan, (3) spesialisasi, (4) melindungi dari ketidakpastian, dan (5) sebagai penyangga (buffer) sepanjang rantai pasok.

Persediaan dapat dibedakan atas beberapa jenis atau tipe, yaitu: persediaan siklus (cycle stock), persediaan in-transit, persediaan pengaman atau penyangga (safety atau buffer stock), persediaan spekulatif (speculative stock), persediaan musiman (seasonal stock), dan dead stock.

Konsekuensi dari adanya persediaan adalah munculnya biaya-biaya yang harus dikeluarkan. Biaya utama persediaan dapat dibedakan atas: inventory carrying costs, order/setup costs, expected stock-out costs, dan in-transit inventory carrying costs.

Inventory carrying costs mencakup: biaya modal (capital cost), biaya ruang penyimpanan (storage space cost), biaya pelayanan persediaan (inventory service cost), dan biaya risiko persediaan (inventory risk cost).

Jumlah persediaan harus dikelola pada suatu tingkat yang optimal. Jumlah persediaan yang terlalu tinggi atau terlalu rendah akan berdampak terhadap biaya atau risiko tertentu. Jumlah atau tingkat persediaan yang tinggi memang memberikan beberapa keuntungan, seperti jaminan terpenuhinya pasokan untuk kegiatan produksi atau pemenuhan permintaan pelanggan. Namun, konsekuensi dari tingkat persediaan yang tinggi adalah biaya besar yang harus ditanggung, baik biaya modal maupun biaya risiko persediaan. Risiko persediaan mencakup risiko-risiko: kehilangan, kerusakan, dan keusangan (obsolescence).

Dengan jumlah atau tingkat persediaan yang rendah, berarti biaya modal yang dikeluarkan juga rendah.  Namun, jumlah atau tingkat persediaan yang rendah berdampak terhadap jaminan pasokan yang rendah untuk produksi dan pemenuhan permintaan pelanggan. Apabila produksi dan pemenuhan permintaan pelanggan terganggu, maka terjadi kehilangan peluang penjualan (lost of sales) hingga kehilangan pelanggan (lost of customers).

2. Pergudangan

Gudang merupakan fasilitas penting dalam sistem logistik yang mempunyai fungsi utama sebagai tempat penyimpanan barang atau produk. Barang atau produk disimpan sementara waktu sebelum digunakan atau dikirimkan ke tempat yang membutuhkan.

Dalam sistem pergudangan terdapat tiga kegiatan utama penanganan barang, yaitu di bagian penerimaan, di dalam gudang, dan di bagian pengiriman. Penanganan barang tersebut membutuhkan berbagai metode dan peralatan.

Fungsi gudang dapat dibedakan sebagai terminal konsolidasi, pusat distribusi, break-bulk operation, in-transit mixing, dan cross-dock operation.

- Terminal konsolidasi: gudang digunakan untuk mengumpulkan beberapa macam barang dari masing-masing sumber untuk selanjutnya dikirimkan ke tempat tujuan.

- Pusat distribusi: gudang digunakan untuk mengumpulkan beberapa macam barang dari masing-masing sumber untuk selanjutnya dikirimkan ke beberapa tempat tujuan.

- Break-bulk operation: gudang digunakan untuk menerima barang atau produk dalam jumlah atau volume besar, kemudian dipecah-pecah atau dibagi-bagi dalam jumlah atau volume yang lebih kecil dan selanjutnya dikirimkan ke beberapa tempat tujuan.

- In-transit mixing: gudang digunakan untuk menerima atau mengumpulkan beberapa macam barang dari masing-masing sumber, kemudian dibagi-bagi dan digabungkan atau dikombinasikan dengan variasi jenis dan jumlah yang sesuai dengan masing-masing permintaan, serta selanjutnya dikirimkan ke beberapa tempat tujuan (asal permintaan) masing-masing tersebut.

- Cross-dock operation: gudang digunakan untuk menerima barang atau produk dari masing-masing sumber untuk selanjutnya segera dikirimkan ke tempat tujuan masing-masing tanpa mengalami proses penyimpanan di gudang tersebut.

Hal penting berkaitan dengan gudang adalah penentuan jumlah, lokasi, dan kapasitas. Jumlah gudang harus dipertimbangkan secara optimal. Selain akan mempengaruhi biaya operasional, jumlah gudang akan mempengaruhi pula pola, frekuensi, dan biaya transportasi. Lokasi dipertimbangkan dengan mempertimbangkan akses, baik akses dari tempat-tempat pasokan maupun akses ke tempat-tempat permintaan atau tujuan. Kapasitas gudang berkaitan dengan jumlah dan dimensi barang atau produk yang akan disimpan. Semua hal yang dipertimbangkan tersebut akan mempengaruhi kinerja pergudangan maupun sistem logistik secara keseluruhan.

3. Transportasi

Dalam sistem logistik, transportasi berperan dalam perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian aktivitas yang berkaitan dengan moda, vendor, dan pemindahan persediaan masuk dan keluar suatu organisasi.

Pemilihan moda merupakan permasalahan yang penting. Pemilihan moda dilakukan dengan mempertimbangkan beberapa hal, seperti kondisi geografis, kapasitas, frekuensi, biaya (tarif), kapasitas, availabilitas, kualitas pelayanan dan reliabilitas (waktu pengiriman, variabilitas, reputasi, dll.). Secara umum, moda transportasi dibedakan atas kereta api, truk, transportasi air, transportasi udara, dan pipa.

Hal lain yang perlu diperhatikan dalam transportasi adalah mengenai local pickup and delivery serta long-haul movements. Perusahaan terkait biasanya memperhatikan perbedaan karakteristik jangkauan atau jarak ini dengan strategi transportasi yang berbeda. Untuk local pickup and delivery, perusahaan biasanya menggunakan armada sendiri. Untuk long-haul movements, biasanya menggunakan outsourcing kepada penyedia jasa logistik (third-party logistics provider).

Dalam transportasi, pertimbangan ekonomis mencakup jarak, volume berat, kepadatan (density), dan bentuk (stowability). Pertambahan jarak, misalnya, akan berakibat bertambahnya biaya. Namun, pertambahan jarak tidak berbanding lurus dengan pertambahan biaya. Pertambahan biaya ini cenderung akan berkurang ketika jarak terus bertambah.

Volume berat barang atau produk akan mempengaruhi ekonomisasi transportasi, yaitu biaya per satuan berat barang. Semakin berat barang, maka biaya per satuan berat barang akan cenderung semakin murah.

Tingkat kepadatan dan kemudahan bentuk barang atau produk untuk disusun dalam moda transportasi juga akan mempengaruhi ekonomisasi transportasi. Semakin mudah penyusunan barang atau produk tersebut berarti transportasi semakin ekonomis, karena barang atau produk tersebut akan semakin memaksimalkan penggunaan kapasitas moda.

4. Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan saling keterkaitan perangkat keras dan perangkat lunak komputer dengan orang dan proses yang dirancang untuk pengumpulan, pemrosesan, dan diseminasi informasi untuk perencanaan, pengambilan keputusan, dan pengendalian (APICS Dictionary, 10th ed.)

Sistem informasi diperlukan untuk mengintegrasikan komponen-komponen dan kegiatan-kegiatan dalam sistem logistik. Efektivitas proses-proses dalam sistem logistik sangat dipengaruhi oleh kualitas informasi yang digunakan. Kualitas informasi dapat dilihat dari tiga aspek, yaitu: (1) ketersediaan informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan-keputusan terbaik, (2) keakuratan informasi, (3) efektivitas komunikasi.

Semoga bermanfaat.

Salam,
Setijadi

SUPPLY CHAIN INDONESIA
Education | Training | Consulting | Research | Development

www.SupplyChainIndonesia.com